Dacă operatorii economici au ales să externalizeze serviciul de declarare a deșeurilor, ei sunt obligați să furnizeze firmei de prestări servicii toate informațiile necesare în vederea întocmirii evidențelor și declarațiilor conform legii în vigoare. În acest caz, operatorii economici nu au obligația transmiterii către Administrația Fondului pentru Mediu a informațiilor privind cantitatea de ambalaje și a deșeurilor de ambalaje gestionate pentru că această obligație revine operatorului economic autorizat pentru preluarea responsabilității.
În cazul în care operatorii economici au ales să se ocupe individual de îndeplinirea obligațiilor rezultate din H.G.nr.621/2005 privind gestionarea ambalajelor și a deșeurilor de ambalaje, cu modificările și completările ulterioare, au obligația de a raporta lunar, respectiv anual către Agenția teritorială de Protecție a Mediului din județul unde este înregistrat sediul social. Informațiile trimise trebuie să fie completate conforma anexei 1 la Ordinul nr.794.2012.
Există și posibilitatea de a transfera obligațiile doar pentru o parte din cantitatea de ambalaje pentru care sunt responsabili ori doar pentru o anumită perioadă dintr-un an calendaristic, potrivit art.16 din H.F. nr.621/2005. Acești operatori economici sunt obligați să raporteze datele și informațiile referitor la cantitățile netransferate și pentru cantitățile de ambalaje aferente perioadei pentru care nu au transferat obligațiile, conform anexei nr.1 la Ordinul nr.794/2012, către Agenția teritorială de Protecție a Mediului.
Operatorii economici au obligația de a transmite informațiile lunar, până la data de 25 a lunii următoare celei în care se desfășoară activitatea. Dacă au și alte obligații de plată către Administrația Fondului pentru Mediu, se completează o singură declarație, în cadrul aceluiași formular referitor la obligațiile bugetare aferente. Absolut toți operatorii economici generatori de deșeuri sunt obligați să completeze o evidență a modului de gestionare a deșeurilor pentru fiecare tip de deșeu, potrivit modelului prevăzut de Anexa nr.1. În acest scop, trebuie identificate și menționate toate tipurile de deșeuri generate în urma desfășurării activității operatorilor economici, utilizând un cod format din 6 cifre, prevăzut în lista referitoare la tipurile de deșeuri din Anexa nr.2. Evidența gestiunii deșeurilor se realizează potrivit formatului Anexei nr.1 din H.G. nr. 856/2005 actualizată.
Deșeurile de ambalaje înregistrate pe lista aprobată de AFM sunt acele deșeuri de ambalaje produse de operatorii economici. De obicei, ambalajele introduse pe piață de un operator economic devin deșeuri de ambalaje, în cadrul altei companii sau al gospodăriilor populației. Acest tip de deșeuri de ambalaje nu se raportează de compania care a introdus ambalajele pe piață. Legea prevede două excepții de la această regulă: deșeurile de ambalaje returnate companiilor care au introdus ambalajele pe piață, potrivit unui contract de returnare (în acest caz deșeurile de ambalare sunt raportate de operatorul economic care a introdus ambalajele pe piață) și deșeurile de ambalaje provenite de la produse ambalate, destinate consumului propriu, importate direct.
Evidența gestiunii deșeurilor se transmite anual Agenției teritoriale pentru Protecția Mediului din județul unde este înregistrat sediul social al operatorului respectiv, potrivit legii nr.211/2011 privind gestiunea deșeurilor, art.49). Această evidență se transmite, de regulă, în primul trimestru al anului următor referitor la datele anului încheiat.